Digitalização de Documentos

Várias opções para a realização de seus trabalhos

A Digitalização de Documentos vem cada vez mais ganhando espaço e se firmando como uma grande solução para as empresas, não só na questão do ganho do espaço físico, mas também por oferecer:
  • Maior rapidez para encontrar e compartilhar as informações.
  • Custos com tempo perdido pelos colaboradores na pesquisa de documentos.
  • Eliminação de riscos por perda de documentos.
  • Zera o risco de degradação dos documentos pela ação do tempo.
  • Eliminação de custos com sucessivas reimpressões e cópias desnecessárias.
  • Reduz o manuseio e consequentemente o risco de extravio.
  • Propicia melhor controle no acesso aos documentos da empresa.
  • Entre muitas outras vantagens.
Existem muitas formas de se realizar digitalizações de documentos, desde as mais simples com armazenamento local ou na rede interna até aquelas mais complexas com assinaturas digitais, armazenamento na nuvem com ou sem uso de softwares.

Cientes disso e de que cada empresa possui particularidades e necessidades a serem preservadas a INPRINT desenvolveu, ao longo de anos, algumas formas para atender basicamente a todos os segmentos, independentemente do porte da empresa e seu grau de complexidade.

Desenvolvemos três formatos para os trabalhos

Conheça abaixo os três formatos que possuímos e veja aquele que melhor se enquadra às suas necessidades.

Ponto a Ponto
Modo de Operação

Esse é o módulo mais simples que possuímos, nele o processo se resume em retirarmos os documentos no cliente, realizamos todo o processo de digitalização em nossa empresa com a nossa mão de obra e nossos equipamentos e devolvermos os documentos físicos e digitalizados ao cliente.

Esse processo pode ser executado de forma pontual (clientes sem contrato) e de forma mensal e é inicializado após uma visita para conhecermos as necessidades, os anseios e também os tipos de documentos que serão digitalizados, com isso conseguimos garantir a satisfação total a cada processo realizado.

Os valores são calculados com base no volume de folhas que serão digitalizadas, se será um serviço pontual ou se será mensal, urgência ou não do trabalho, distância física das empresas, se a digitalização será dupla face ou não, reconhecimento ou não de caracteres (OCR) e do tipo de tratamento que serão necessários de acordo com a qualidade dos documentos que serão digitalizados.

 

Cliente Básico
Modo de Operação

Nós consideramos este um módulo intermediário. Nele nós montamos na empresa do cliente uma infraestrutura completa para a realização dos trabalhos de digitalização com nossos equipamentos e nossa mão de obra.

Ele é interessante para os clientes que não podem permitir que seus documentos saiam da empresa, nele não há como realizarmos serviços pontuais, somente com contrato mensal e volumetria mínima/mês para a realização dos trabalhos.

Além disso, o cliente deve disponibilizar um local com espaço, instalação elétrica e mesas adequadas para a instalação do parque de equipamentos que serão necessários para a realização dos trabalhos. O tamanho do parque de equipamentos e o número de colaboradores da INPRINT são completamente dependentes da volumetria de páginas digitalizadas/mês e tempo disponibilizado para a realização dos trabalhos.

 

 

Cliente Total
Modo de Operação

Este, como o próprio nome já diz, é o módulo completo. Nesse módulo nós levantamos a necessidade do cliente e dimensionamos o parque de equipamentos e número de colaboradores que serão necessários para atender a volumetria dentro do cronograma mensal a ser atendido.

Uma vez realizado o processo acima, a INPRINT iniciará o processo de instalação e configuração de todo o parque de equipamentos e realizará um treinamento para os colaboradores do cliente para realizarem os trabalhos, acompanhando de perto a evolução, problemas e/ou dúvidas que por ventura forem surgindo, sempre focando no atingimento da volumetria mensal definida pelo cliente bem como na qualidade dos serviços realizados.

Esse módulo é considerado como um outsourcing uma vez que o parque de equipamentos é de nossa propriedade e que após todo o parque instalado e mão de obra treinada a INPRINT passará a prestar o serviço de suporte técnico e monitoramento contínuo aos trabalhos repassando métricas diárias, semanais, quinzenais e/ou mensais ao cliente para avaliação da produção.


Dentro desses formatos existem outras opções que são inerentes aos trabalhos que poderão ou não ser agregadas, como por exemplo:

  • Assinatura Digital
  • Software para controle local
  • Software para controle na nuvem
  • OCR - Reconhecimento ou não de letras
  • Versionamento de documentos
  • Fluxo de digitalização

O que é importante saber para contratar o serviço

Algumas informações são muito importantes na hora da contratação de um serviço de digitalização. Iremos aqui elencar as que consideramos mais importantes para auxilia-lo quando for contratar uma empresa especializada para a realização dos serviços.

 

Pontual ou Mensal

É necessário informar se o trabalho que deseja será realizado pontualmente para uma demanda específica ou se será mensal, isso refletirá no valor do serviço.

Quantidade de Folhas

Precisaremos saber a quantidade de folhas ou ao menos os tamanhos e quantidade de pastas/caixas arquivos para estimativa da volumetria.

Indexação/Nomeação

O armazenamento se dará em pastas e nome de arquivos que precisarão ser definidos pelo cliente no ato do contato. Esse processo normalmente é chamado de indexação e/ou sufixos.

Armazenamento

Onde pretende armazenar os documentos digitalizados? Em DVDs, HD Externos, Servidor local da empresa, nuvem própria, nuvem contratada.

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Agende uma visita e perceba o nosso diferencial de atendimento já na data do levantamento, temos certeza de que iremos supreende-lo desde o primeiro contato.

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